Privacy- en cookiebeleid

Deze verklaring geeft informatie over hoe JUST Notarissen omgaat met persoonsgegevens die in het kader van haar werkzaamheden en dienstverlening worden verwerkt.

Onze dienstverlening

Ons kantoor verwerkt uw persoonsgegevens alleen als volgt:

• voor het opstellen van notariële akten, het uitbrengen van adviezen of andere diensten,
• om te voldoen aan wettelijke taken en verplichtingen, en
• voor doelen waarvoor u specifiek toestemming heeft gegeven.

Zonder uw uitdrukkelijke toestemming worden uw gegevens niet voor andere doelen verwerkt.

Regels persoonsgegevens bij notariële akten

Als ons kantoor een notariële akte opstelt met uw persoonsgegevens, moet de notaris zich aan wettelijke regels houden. Deze regels zijn op de volgende manier van invloed op de verwerking van persoonsgegevens:

1. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht in de notariële akte vermelden. Uw gegevens worden dus op een wettelijke grondslag verwerkt.
2. De notaris moet de ondertekende akte met de daarin opgenomen persoonsgegevens verplicht eeuwig bewaren.
3. Zodra de akte door de notaris is ondertekend, wordt het een officieel bewijsstuk en mag er niets meer aan veranderd worden, ook niet als de persoonsgegevens later wijzigen. Als dat nodig is, moet de notaris een nieuwe akte maken waarin de wijziging staat.
4. De notaris moet bepaalde (persoons)gegevens verplicht controleren bij diverse registers, waaronder de Basisregistraties Personen (BRP), het Handelsregister en het Kadaster.
5. De notaris is verplicht uw identiteit te controleren. Hij moet daarvoor uw geldig identiteitsbewijs bij u opvragen en deze met alle gegevens die daarop vermeld staan op echtheid controleren door daarvan op het kantoor van de notaris een scan te maken. De notaris is als één van de weinigen daartoe bevoegd op de grond van de wet.
6. Uw persoonsgegevens vallen onder het beroepsgeheim van de notaris. Onbevoegden krijgen geen toegang tot deze gegevens.

Adviezen en overige diensten

Voor onze andere diensten, zoals het opstellen van niet-notariële overeenkomsten of documenten, legalisaties maar ook advisering, geldt dat wij uw persoonsgegevens verwerken indien dit nodig is om deze diensten te kunnen uitvoeren. U geeft JUST Notarissen toestemming om uw persoonsgegevens te verwerken door ons kantoor te verzoeken deze diensten te verrichten.

Bron van verwerkte persoonsgegevens

Als ons kantoor persoonsgegevens van u verwerkt die wij niet van uzelf hebben gekregen, zal dat altijd gebeuren om de aan ons kantoor verstrekte opdracht uit te voeren. Deze gegevens kunnen in dat geval afkomstig zijn:

• uit openbare registers, zoals het Kadaster en het Handelsregister,
• uit de Basisregistratie Persoonsgegevens (BRP, vroeger de Gemeentelijke Basisadministratie),
• van tussenpersonen of adviseurs (zoals een accountant, fiscalist, advocaat of makelaar) bij een overeenkomst waar u als partij bij betrokken bent, en/of
• van een wederpartij bij een akte, adviesopdracht of overige dienst waarbij u betrokken bent.

Doorgeven van uw persoonsgegevens

Ons kantoor geeft uw persoonsgegevens alleen door aan anderen als dat wettelijk verplicht is of als dat nodig is om de werkzaamheden te kunnen uitvoeren.

Ons kantoor verstrekt persoonsgegevens aan:

• de Belastingdienst,
• openbare registers zoals het Kadaster en het Handelsregister,
• wederpartijen, en/of
• betrokken tussenpersonen en adviseurs, ook indien deze alleen door een wederpartij zijn ingeschakeld.

Persoonsgegevens worden door ons kantoor niet doorgegeven buiten de EU of aan internationale organisaties.

Bewaren van uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door ons kantoor niet langer bewaard dan nodig is voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, voor het uitoefenen van wettelijke taken, voor het nakomen van wettelijke verplichtingen en het uitvoeren van overeenkomsten (denk hierbij aan verjaringstermijnen). Bewaartermijnen uit wettelijke bepalingen zoals de Wet op het Notarisambt en de Archiefwet zijn van toepassing. Notariële akten worden eeuwig bewaard.

Uw persoonsgegevens kunnen na afhandeling van uw dossier gebruikt worden om contact met u te onderhouden en/of om bij u te informeren of de werkzaamheden naar tevredenheid zijn afgerond.

Beveiliging

JUST Notarissen heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om uw gegevens te beveiligen en om te voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot uw persoonsgegevens. Deze maatregelen worden door JUST Notarissen regelmatig geëvalueerd, aangepast en indien nodig geactualiseerd.

De toegang tot uw gegevens is zodanig ingericht dat uitsluitend geautoriseerde medewerkers van JUST Notarissen toegang hebben tot uw gegevens voor zover zij dit nodig hebben voor de uitoefening van hun functie.

Just Notarissen maakt voor haar website gebruik van cookies waarmee ons kantoor kan nagaan hoe onze website wordt gebruikt. De verzamelde informatie (inclusief uw IP-adres) wordt opgeslagen door Google op servers in de VS. Google gebruikt die informatie om ons te informeren over surfgedrag op onze website. Google mag die informatie volgens haar eigen voorwaarden aan derden verschaffen als zij daartoe wettelijk wordt verplicht, of voor zover die derden de gegevens namens Google verwerken.

Indien u dit wenst kunt u het plaatsen van cookies weigeren door uw browser erop in te stellen dat u van onze website (of van alle websites) geen cookies wilt ontvangen. Ook kunt u alle cookies die al opgeslagen staan op uw computer verwijderen. Meer informatie over het in- en uitschakelen en verwijderen van cookies, vindt u in de help-functie van uw browser.

Onze website is zodanig beveiligd dat door u ingevulde persoonsgegevens aan ons kantoor worden verzonden via een beveiligde verbinding.

Op onze website wordt verwezen naar andere websites. Indien u surft naar deze andere websites kan JUST Notarissen uw privacy op de desbetreffende website niet garanderen en is de privacyverklaring van die website van toepassing.

Uw rechten

Als JUST Notarissen uw persoonsgegevens verwerkt, heeft u het recht om inzage in de eigen persoonsgegevens te vragen. Indien mocht blijken dat uw gegevens feitelijk niet juist zijn, kunt u deze gegevens laten corrigeren.

Daarnaast heeft u recht op gegevensoverdracht. Dit betekent dat de gegevens die ons kantoor verwerkt op grond van uw toestemming of op basis van de overeenkomst, voor zover mogelijk aan een andere verwerkingsverantwoordelijke kunnen worden overgedragen.

Wilt u gegevens in het geheel laten verwijderen, dan kunt u dit kenbaar maken aan ons kantoor . Wij zullen uw gegevens dan verwijderen vanaf het moment dat er geen sprake is van nog na te komen (financiële) verplichtingen.

Indien u een dergelijk recht wenst in te roepen, dan kunt u dit doen door een e-mail te sturen aan zoetermeer@justnotarissen.nl onder vermelding van 'inzage', 'correctie', 'verwijdering' of 'gegevensoverdracht'. JUST Notarissen zal ervoor zorgen dat uw verzoek binnen de hiervoor wettelijk vastgestelde termijn wordt afgehandeld. Gegevens in een notariële akte mogen door de notaris niet worden verwijderd.

Mogelijke beperkingen in het uitoefenen van uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

JUST Notarissen stelt alles in het werk om te voldoen aan uw rechten op basis van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het kan echter voorkomen dat deze rechten in conflict zijn met andere wettelijke bepalingen zoals de Wet op het Notarisambt. Hierdoor kan niet altijd worden voldaan aan een verzoek om te voldoen aan uw rechten. Ons kantoor zal u hierover schriftelijk informeren indien dit het geval mocht zijn.

Klachten over de verwerking van uw persoonsgegevens door ons kantoor

Indien u klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens door ons kantoor, kunt u dit aangeven via de contactpersoon van ons kantoor. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiervoor kunt u terecht op de website www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

Onze contactgegevens

JUST Notarissen
Einsteinlaan 50
2719 ER Zoetermeer
Contactpersoon: de heer Overmeire
E-mail: zoetermeer@justnotarissen.nl

Vragen

Indien u na het lezen van het privacybeleid vragen en/of opmerkingen heeft, dan kunt u contact opnemen met ons via zoetermeer@justnotarissen.nl of via telefoonnummer 079 - 323 97 61.

Wijzigingen

JUST Notarissen behoudt zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in het privacybeleid. Wij adviseren u om regelmatig op deze pagina te kijken of er wijzigingen zijn aangebracht. Belangrijke wijzigingen in de verwerking van uw persoonsgegevens of in het privacybeleid zullen wij tevens kenbaar maken via de website www.justnotarissen.nl en andere door haar gebruikte communicatiekanalen.

Zoetermeer, 21-1-2022